A gestão de cobranças é muito importante para as empresas reduzirem a inadimplência de seus clientes. 

Esse conjunto de práticas voltadas à administração de pagamento a receber pode ser feito com base em uma série de ferramentas.

O objetivo geral de uma boa gestão de cobranças é reduzir a taxa de inadimplência da empresa, garantindo que os clientes façam os pagamentos dos compromissos nos prazos previamente acordados.

O que é gestão de cobranças

Gestão de cobranças é a administração das faturas em aberto que os clientes possuem com a sua empresa.

Esse controle é importante para conseguir provisionar corretamente o faturamento que está para entrar no caixa, evitar a inadimplência ou impedir uma gestão de duplicidade.

Fazendo uma gestão de cobranças de forma organizada e eficiente, fica mais fácil ter uma melhor visibilidade e controle sobre:

• seus clientes que possuem pagamentos pendentes;
• seus clientes com faturas em aberto, mas ainda dentro do prazo de vencimento;
• clientes que não compram na sua empresa há algum tempo.

Segundo o Mapa de Inadimplência do Serasa, em março de 2022 o número de inadimplentes no Brasil passou de 65 milhões e o valor devido supera os R$265,8 bilhões, o que significa um valor médio de mais de R$4 mil por pessoa.

Como podemos perceber por esses números, a inadimplência é um dos grandes problemas para quem empreende no Brasil. Isso porque a falta de pagamento atrapalha diretamente a economia e o sucesso de muitas empresas, principalmente as de pequeno e médio porte.

Porém, companhias que fazem a gestão de cobranças de forma adequada conseguem identificar as potencialidades de risco e traçar as melhores estratégias para superar esse obstáculo.

Dicas para fazer uma gestão de cobranças eficiente

Para ajudar você a montar e seguir uma gestão de cobranças eficiente, reunimos algumas dicas abaixo.

Tenha uma régua de cobrança

Monte um fluxo de comunicações ao cliente até a quitação do compromisso para lembrá-lo das datas de vencimento.

Essa dica é muito importante para a gestão de cobranças, pois garante um bom relacionamento com seus clientes durante todo o processo.

Etapas para construir uma régua de cobrança

• Centralizar os dados dos clientes
• Entender qual canal de contato é mais eficiente (e-mail, SMS, WhatsApp, etc.)
• Criar uma lógica de como notificar (x dias antes do vencimento; no dia do vencimento; x dias de atraso)
• Elaborar uma mensagem que será enviada em cada etapa da lógica de notificação criada

Com uma régua de cobrança bem desenvolvida, fica mais fácil para o cliente lembrar do compromisso e efetuar os pagamentos dentro dos prazos estabelecidos.

Mantenha a base sempre atualizada

Para garantir que os clientes recebam as mensagens da sua régua de cobrança, é preciso que os dados estejam sempre atualizados no seu sistema.

Portanto, certifique-se de que todos os dados de contato dos seus clientes, como e-mail, número de telefone e endereço estejam sempre atualizados.

Outro detalhe muito importante é conferir se o nome do cliente está correto. Além de evitar o constrangimento de chamar ou escrever o nome do seu cliente da forma incorreta, esse detalhe ajuda a direcionar as mensagens à pessoa certa.

Personalize a mensagem

Procure sempre humanizar a sua mensagem para que ela seja melhor recebida. Assim, evite frases clichês ou robotizadas.

Saber como fazer uma cobrança amigável, personalizar a mensagem para cada momento de aviso de vencimento e diferenciar as mensagens de acordo com o perfil de cada cliente são pontos importantes no processo de cobrança.

Dessa forma, ao se comunicar de forma assertiva, você consegue mais engajamento e responsabilidade na hora do cliente cumprir com seus compromissos.

Utilize automação

Ao evitar trabalhos manuais e utilizar a tecnologia a seu favor, você, além de economizar tempo, não corre o risco de deixar passar alguma data para o envio das mensagens no prazo estabelecido na sua lógica de notificação.

Atualmente, existem ferramentas de automação que ajudam na gestão de cobranças.

Defina juros e multas

Ao não receber o pagamento na data firmada, o seu fluxo de caixa não receberá o dinheiro que estava previsto. Isso pode ocasionar uma série de problemas para que você consiga cumprir com seus compromissos financeiros.

Se possível, defina uma porcentagem de desconto para quem pagar antecipadamente, como forma de incentivo. Da mesma forma, é possível pré-estabelecer uma taxa de juros e multa por dias de atraso.

Dessa forma, mesmo que seu cliente não pague em dia, você é recompensado pelo atraso.

Sempre respeite seu cliente

Sabemos que cobrar os clientes não é algo fácil de se fazer. É preciso entender que o não pagamento não é sinônimo de esquecimento ou de escolha. Pode ser que ele esteja passando por dificuldades financeiras reais.

Por isso, é muito importante respeitar o cliente e procurar entender sua necessidade naquele momento. Ao manter a empatia nesse momento, é possível até que você encontre brechas para oferecer alternativas viáveis para que o pagamento seja realizado.

Jamais seja grosseiro, irônico ou abusivo. Além de não ajudar o seu cliente, isso pode fazer com que ele não priorize o pagamento à sua empresa quando tiver que escolher entre as contas a pagar em um próximo momento de dificuldade.

Não exponha seu cliente

Muito cuidado para não expor seu cliente inadimplente, principalmente nas redes sociais.

Além de não ajudar no processo de quitação da dívida, você ainda evita o desconforto e até mesmo problemas judiciais, já que ele pode entrar com uma ação por difamação contra sua empresa.

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